Документирование управленческой деятельности в органах внутренних дел

ü составление плана документа;

ü подбора и изучения необходимых источников формирования документов;

ü согласование документа и принятие

Документы в органах внутренних дел как носители информации могут подвергаться процессам

поиска, хранения, преобразования и передачи.

Назначение документа

в органах внутренних дел в основном сводится к:

ü фиксированию и сохранению информации или ее преобразованию и передаче;

ü официальному удостоверению событий, состояний, действий, имеющих значение для конкретного органа внутренних дел;

ü обеспечению контроля и проверки исполнения подчиненных подразделений;

ü осуществления связи служб и подразделений между собой с другими государственными органами, общественными организациями и гражданами.

Рассмотрим основные этапы документооборота.

1.

Прием входящих

документов. Входящие документы можно квалифицировать:

ü по направлениям деятельности: управленческие (внутриорганизационные-распорядительные, отчетные, общего характера, административные, уголовно-процессуальные, оперативно-розыскные);

ü по степени секретности (совсекретные, секретные, ДСП, несекретные);

ü по участию лиц, заинтересованных в принятии документов (односторонние, двухсторонние);

ü по характеру движения (входящие, исходящие и внутренние);

ü по сложности решаемых вопросов (простые и комплексные).

2.

Первоначальная обработка

поступающих документов. Выявление характера документов, откуда, полномочен ли орган внутренних дел принять этот документ и т.д.

3.

Предварительное рассмотрение и распределение

поступивших документов. Выявление компетентного адресата, уведомления нового адресата исполнения и др.

4.

Регистрация документов.

Документы, имея различную по содержанию информацию, фиксируются в различных книгах (секретное или не секретное производство). Например, книги: учета заявлений и сообщений о преступлениях и учета информации в дежурной части органов внутренних дел.

5.

Рассмотрение документов руководителем.

Уяснение цели и содержания документа, подбор исполнителей, ознакомление или изучение документов и т.п.

6.

Исполнение документов.

Руководитель распределяет документы по исполнителям и срокам исполнения. В ходе исполнения документов руководитель реализует функции контроля и проверяет исполнение.

Считается, что в аппарате управления существуют два основных направления рационализации

документооборота.

1.

Организационное:

а) сокращение потоков документов;

б) регулирование документооборота;

в) совершенствование документооборота;

г) нормирование документационных работ.

2.

Техническое

- механизация всех процессов, связанных с движением документов: применение оргтехники (множительной, печатающей и др.)

Таким образом, изучив документирование управленческой деятельности в органах внутренних дел, можно сделать следующие выводы:

Основу правового регулирования службы документационного обеспечения системы ОВД составляет целый ряд законов, приказов, распоряжений и ГОСТов.

ГОСТ Р 6.30 - 2003 г уточняет порядок оформления отдельных реквизитов: порядок оформления отметки о приложении к распорядительному документу, определяет порядок использования оттиска печати при заверке подлинности документов и соответствия копии документа его подлиннику. Требования ГОСТа распространяются не на все документы, а лишь на отнесенные к организационно-распорядительной документации и находящейся в обиходе как государственных, так и негосударственных организаций, предприятий, учреждений.

Непосредственный интерес представляет Приказ МВД РФ от 4 декабря 2006 г. N 987 "О документационном обеспечении управления в системе Органов Внутренних дел РФ". В Приложении к Приказу МВД России от 4 декабря 2006 г. N 987 находится инструкция по документационному обеспечению управления в системе органов внутренних дел РФ, которая достаточно четко регламентирует вопросы документирования управленческой деятельности в ОВД.

В приказе определены задачи служб делопроизводства, ответственные, закреплены обязанности, определены основные виды документов, образующихся в деятельности органов внутренних дел, требования к подготовке и оформлению документов.

В настоящее время руководство ОВД проводит работу по сокращению объема служебной переписки в органах внутренних дел. Отбор документов, необходимых и достаточных для работы учреждения, должен производиться на основе классификаторов участков и вопросов его конкретной деятельности.