Электронный стиль работы сотрудников службы ДОУ в ОВО Василеостровского района СПб

Несоответствие программного обеспечения поставленным задачам отметили все сотрудники ОД и Р ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб, неудовлетворительно поставили 66,7% опрошенных, удовлетворительно - 33,3% см. рис.

Так же большинство сотрудников признали неудовлетворительным 33,3% и удовлетворительным 50% удобство работы с существующей электронной системой см. рис.17.

Рис.17 Оценка удобства работы с электронными системами

Необходимость совершенствование электронной системы документооборота отметили в разной степени все сотрудники - полностью признали необходимость такого мероприятия 33,3% сотрудников, хорошо поставили - 33,3% сотрудников, и удовлетворительно так же 33,3% см. рис.18

Рис.18 Оценка необходимости совершенствования систем документооборота

С учетом всего изложенного для более полного и качественного решения вопроса по организации учета входящей и исходящей корреспонденции, ее подготовки и контроля была создана и проходит опытную эксплуатацию автоматизированная система электронного документооборота (далее - Система).

Целями создания Системы являлись:

ü внедрение информационных технологий для рационализации и оптимизации процессов обработки документов в делопроизводстве (документационном обеспечении отдела);

ü обеспечение контроля исполнения и движения документов на различных уровнях организационной структуры;

ü сокращение времени поиска документов за счет предоставления сотрудникам средств атрибутивного и полнотекстового поиска в базе данных документов;

ü сокращение временных затрат на согласование документов внутри ОВО Василеостровского района СПб России за счет обеспечения возможности использования унифицированных электронных шаблонов для наиболее употребляемых в Системе видов документов и эффективной организации процесса согласования электронных документов посредством использования функционала Системы и локальной вычислительной сети;

ü сокращение затрат на подготовку установленной делопроизводственной отчетности за заданные периоды времени;

ü снижение объема бумажного документооборота и соответствующих затрат за счет внедрения безбумажных технологий.

Результатом стало создание принципиально новой Системы, не являющейся автоматизацией бумажного документооборота, а представляющей собой систему документационного обеспечения управления, служащую тем же целям, что и система бумажного делопроизводства, но в основе, которой лежит работа с электронными документами.

Весь проект системы реализован на программной платформе EMC Documentum, обеспечивающей горизонтальный набор технологий управления содержанием. Платформа автоматизирует процессы рассмотрения, согласования и утверждения для любого элемента содержания в соответствии с предопределенными пользователем бизнес-правилами - эта возможность обеспечивается функционалом workflow и управления жизненными циклами.

Использование EMC Documentum позволило в полной мере реализовать заложенный в проекте Системы потенциал и получить в конечном итоге функциональный продукт, решающий задачи документационного обеспечения деятельности ОВО Василеостровского района СПб.

Кроме того, Система также имеет возможность интеграции с промышленными системами хранения и массового ввода, что позволят обеспечить ввод и хранение больших объемов документов.